Aansluiten

Als je als hogeschool je onderzoekers en lectoraten een platform wil bieden op Publinova kan dat op twee manieren: met een koppeling van je bronsysteem of, als je geen bronsysteem hebt voor je onderzoeksinformatie, via handmatige invoer.

Let op:

• Alleen hogescholen die lid zijn van SURF kunnen een Publinova-contract afnemen en content uploaden.
• Deze stappen gelden niet voor lectorenplatforms, SPRONGgroepen en onderzoeksconsortia. De aansluiting van deze partijen op Publinova verloopt via de penvoerder van het onderzoek. Voor meer informatie en afstemming hierover kun je contact opnemen met info@publinova.nl.

Aansluitstappen

1. Intakegesprek: Stuur een mail naar info@publinova.nl met het verzoek om aan te sluiten op onze dienst. Als je interesse hebt om met een bronsysteem te koppelen, nemen we de technische stappen en voorwaarden door die belangrijk zijn voor de koppeling tussen bronsysteem en Publinova. We maken samen een plan voor de verdere aansluiting.
2. Contracten: Er wordt een check gedaan of de contracten met de instelling al zijn ondertekend. Is dit nog niet gebeurd kunnen de contracten worden aangevraagd via SURFdashboard, de ICP (instellingscontactpersoon) heeft hiertoe toegang. We raden aan om een de privacy check uit te voeren binnen de organisatie. Download hier een voorbeeld.
3. Technische aansluiting: Er worden twee technische aansluitingen uitgevoerd:
   • SURFconext koppeling: Nadat het contract is afgesloten, krijgt de SURFconext-contactpersoon van jouw instelling een verzoek om SURFconext te koppelen aan de dienst Publinova in zijn/haar SURFconext-dashboard.
   • Bronsysteem: Afhankelijk van het gebruikte bronsysteem wordt er een afspraak ingepland met de Functioneel Beheerder. Let op: Als je bronsysteem niet in de lijst met bekende bronsystemen staat, kunnen er extra aansluitingskosten in rekening worden gebracht vanwege het extra werk. We kunnen hier een inschatting van maken op basis van een gesprek en eventueel aanvullende documentatie.
     • Wanneer de koppeling gereed is, worden de gegevens in onze demo-omgeving getoond. Wanneer deze goedgekeurd zijn door de hogeschool, worden ze naar Publinova.nl doorgezet.
4. Inrichten op Publinova.nl: Tijdens het doorlopen van de technische stappen, wordt er een hogeschool-pagina op Publinova aangemaakt. Deze pagina moet door de hogeschool zelf gevuld worden met gegevens over de hogeschool. Vind hier meer informatie hoe je de pagina klaar kan maken. Daarnaast is er een contactpersoon voor Publinova nodig per hogeschool, die deel kan nemen aan het doorontwikkelingsoverleg en de contactpersoon is vanuit de instelling.
5. (Intern) communiceren: Publinova is nu klaar om gebruikt te worden! Informeer je onderzoekers, lectoren en onderzoeksondersteuners over de mogelijkheden die Publinova hen biedt. We helpen hierbij door een pakket voor (interne) communicatie aan en geven tips. Daarnaast hebben we een aantal best practices verzameld hoe andere hogescholen omgegaan zijn met de uitrol van Publinova binnen hun instellingen.

Wie heb je nodig tijdens het aansluitproces?

Tijdens het aansluitproces heb je de volgende personen binnen de instelling nodig:

• Contractondertekenaar: Iemand die verantwoordelijk is voor de behandeling of het inzien van de contracten met SURF.
• Privacy-officer: Als instelling ben je verantwoordelijk voor de informatie die je doorgeeft. Betrek je privacy-officer bij het uitvoeren van de privacycheck (DPIA).
• De SURFconext contactpersoon
• In geval van een koppeling met het bronsysteem: De functioneel beheerder(s) van het bronsysteem dat je aan Publinova wilt koppelen.
• (Onderzoeks)communicatieadviseur. De communicatieafdeling, die betrokken moet zijn bij de implementatiefase en het gebruik van het communicatiepakket om bekendheid te genereren.

We adviseren om deze personen tijdig te betrekken om het aansluitproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Reeds gekoppelde bronsystemen:

• Gaustadt
• Pure
• Sharekit
• GreenI
• website HU
• HKU-repo

Kosten

Met ingang van 2024 gelden de volgende kosten: Het tarief bedraagt € 1,93 per student per jaar, met een minimumbedrag van € 2.200 en een maximumbedrag van € 44.000 per jaar. Alle hogescholen die aangesloten zijn bij SURF betalen per 1 juli 2024 voor Publinova.